Оформляем машиночитаемую доверенность для ЭДО

Что такое МЧД

Если электронные отчеты, договора или официальные письма подписываются ЭП физического лица сотрудника, он должен подтвердить имеющиеся у него полномочия на заверение документов. В классическом варианте взаимоотношений с надзорными органами и контрагентами для решения поставленной задачи используется бумажная доверенность или приказ о назначении на должность (например, для генерального директора). В цифровой среде вопрос решает применение МЧД.

Машиночитаемая доверенность, или, неофициально употребляемый термин, «электронная доверенность» - это аналог классического бумажного документа, задействованный в рамках электронного документооборота (ЭДО).

Она создается и применяется в дальнейшем в виде XML файла. Заверяет ее руководитель юридического лица или ИП квалифицированной электронной подписью (КЭП).

Основные положения, определяющие, что такое МЧД, требования к их формам и содержанию закреплены в Приказах Минцифры РФ №№ 856, 857, 858 от 18.08.2021 г.

С 1 января 2023 года использование МЧД стало обязательным во всех случаях, когда электронные документы компаний подписывают уполномоченные на это представители.

Обратите внимание! Машиночитаемая доверенность создается строго по установленным нормативно-правовыми актами образцам, что позволяет проводить ее автоматическое распознавание для подтверждения полномочий представителя на совершение определенных действий от имени доверителя. Не нужно путать МЧД и скан-образ бумажной доверенности, которую также часто, но ошибочно называют «электронной». Это разные документы!

Машиночитаемая доверенность необходима в следующих случаях:

• Взаимодействие с налоговыми органами - подача отчетов и деклараций от лица предприятия в ФНС.
• Работа на государственных интернет-порталах: например, предоставление пакета документов для признания юридического лица несостоятельным на сайте Федресурса, запрос сведений о строящихся объектах, регистрация новых договоров долевого строительства на ГИИС ДМДК, передача данных в ЕГАИС относительно оборота табачно-алкогольной продукции.
• Подписание договоров, соглашений, контрактов с бизнес-партнерами, клиентами.
• Внешний документооборот и коммуникации с контрагентами.
• Участие в государственных и муниципальных закупках, электронных торгах - например, в первом случае необходимо получить МЧД по 44-ФЗ.

Актуальные форматы МЧД

Формат МЧД - закрепленная в соответствующих законах и подзаконных актах структура и содержание файла электронной доверенности. Его разработкой и утверждением может заниматься не только регулятор, но и конкретные операторы информационных систем.

Универсальный формат

Актуальный по состоянию на осень 2024 единый формат - 003 или EMCHD_1 разработан Минцифры РФ совместно с ЦБ РФ, Федеральным казначейством, Федеральной нотариальной палатой и утвержден 28 марта 2023 г. Он предназначен для организации ЭДО в В2В и B2G. Регистрируют такие доверенности в ЦПРР ФНС.

МЧД на сотрудника в формате 003 принимают следующие площадки: Честный Знак, ЕГАИС, ЦРКИ, ЦБ РФ, Минтруд, Минфин, Росфинмониторинг, Федресурс, Главгосэкспертиза и др.

Специальные форматы

Из-за отсутствия в законодательстве четких требований относительно формата МЧД, некоторые ведомства, контролирующие и надзорные органы, онлайн-платформы до сих пор используют свои варианты документа. Уточнить этот момент можно у сотрудников конкретного ведомства или площадки.

В частности, собственные варианты МЧД имеются у СФР, ФНС, Госуслуги, ГИИС ДМДК и др. Например, ФНС применяют формат 5.02, введенный в действие Приказом № ЕД-7-26/648@ от 19.09.2023 года. Он позволяет создавать электронные доверенности с последующей передачей полномочий и предоставлением полномочий сразу нескольким представителям.

Порядок оформления МЧД

Для создания МЧД можно воспользоваться сервисами ФНС, СФР или инструментами, предоставляемыми сертифицированными операторами ЭДО.

Организации или ИП вправе выбрать и использовать удобный для них вариант, с учетом стоящих целей и задач. Компания УЦ ПРОФИ предлагает профессиональное оформление и регистрацию любых необходимых для вашей деятельности форматов МЧД «под ключ».

Этапы оформления машиночитаемой доверенности:

1. Выбор формата документа: единый 003 или специальный, разработанный конкретными ведомствами и площадками.
2. Предоставление сведений о доверителе и уполномоченном лице.
3. Указание полномочий представителя.
4. Подписание МЧД посредством УКЭП руководителя компании или ИП.
5. Регистрация МЧД в распорядительном реестре ФНС.

Важный момент! Руководитель организации может оформить МЧД на сотрудника, которая позволит ему самостоятельно выдавать машиночитаемые доверенности другим лицам. Например, начальник отдела закупок - менеджерам.

Преимущества обращения в УЦ ПРОФИ

В нашей компании выпуском электронных доверенностей занимаются опытные специалисты, более 10 лет работающие в сфере создания и обслуживания ЭП для организаций, ИП и физических лиц.

Мы непрерывно отслеживаем изменения в законах и знаем актуальные нюансы работы с сертификатами и машиночитаемыми доверенностями. Именно поэтому наши эксперты не только помогут выпустить МЧД в соответствии со всеми действующими нормами, но и подскажут, как организовать работу по новым правилам.

Работа с МЧД

Использование машиночитаемой доверенности в ЭДО возможно следующим образом:

1. Прикладывать файл с документом при проведении каждой операции в рамках электронного документооборота. Обычно этот вариант выбирают, если электронная доверенность оформлена на короткий срок или же в ней прописаны узкие полномочия, которые редко задействуются.
2. Заключить соглашение с госорганом или контрагентом о проверке номера МЧД в реестре ФНС. В этом случае не нужно тратить время, чтобы загрузить файл электронной доверенности, достаточно прописать в тексте сопроводительного письма или самого документа уникальный идентификатор.

Чтобы проверить МЧД:

1. Зайдите на официальный сайт распределительного реестра ФНС.
2. Выберите «Проверить доверенность».
3. Введите номер доверенности и кликните на «Просмотр результатов».

При проверке МЧД особое внимание необходимо уделить сроку ее действия, полномочиям доверенного лица, подписи руководителя на документе.

Частые вопросы

Для кого применение машиночитаемой доверенности обязательно?

Для всех сотрудников юридических лиц и ИП, которые взаимодействуют с государственными органами и ведомствами, сдают отчетность в ФНС и ФСР в электронном виде, участвуют в муниципальных и государственных закупках, подписывают электронные документы от лица компании в рамках ЭДО с контрагентами.

В каких случаях не требуется наличие машиночитаемой доверенности?

По аналогии с бумажными доверенностями, МЧД не нужно генеральным директорам и ИП.

На какой срок выдается машиночитаемая доверенность?

Электронный документ может оформляться на любой срок.

Как отозвать машиночитаемую доверенность?

Действие МЧД можно прекратить досрочно, например, в случае увольнения сотрудника или перевода его на другую должность. В этом случае составляется заявление об отмене доверенности, оно подписывается КЭП руководителя компании и направляется в реестр ФНС.

Где хранят машиночитаемые доверенности?

Подписанная руководителем юридического лица или ИП доверенность передается на регистрацию и хранение в блокчейне ФНС. Загрузить МЧД на хранение также можно в информационные системы оператора электронного документооборота, федеральных исполнительной власти. Главное требование - возможность быстрого получения информации о статусе документа.